從簽辦公文 談銀行員如何自我保護
由 TFFU 於 週二, 09/11/2007 - 11:15 發表
銀行員由於所學背景，在長期耳濡目染下，對於數字之感度極為敏銳；但論及簽辦公文時，卻常不知所措，文字表達能力普遍不及格，荒腔走板者有之，長篇大論、不知所云者比比皆是。尤有甚者，一切聽從長官「口頭」指示，連自己在文中扮演什麼角色？負多少責任及有無風險均渾然不知。一旦出事被追究責任時，才發現自己遭受設計或代人受罪，則為時已晚！
■簽辦公文不可大意
簽辦公文是執行職務之工具，不可不予重視。撰寫公文著重就事論事，毋須使用太多華麗深奧詞彙，尤其最好少用形容詞，否則也要用得恰當巧妙。公文只要在主旨上目的明確，在說明上充分陳述理由，以說服別人支持你的看法即可，實不必太過高深複雜，令人望文生畏。
簽辦公文有其一定格式，其目的在讓上級核稿時，能夠一目了然，知道該文之目的及理由，節省核判時間，故在用詞上只要能注意尊卑禮數，使用適當之字眼，便算及格。而在論證上，其方法很多，想用演繹法、歸納法、延引（類推）法、反證法、譬喻法，均無不可，這些基本要領只要多加留意，當能運用自如。
初辦公文者，一般都會抱持「前人如是我亦如是，前人無事我亦無事」之觀念，抄襲舊有檔案。依個人經驗觀之，參考舊有檔案只是圖方便之門，而且每個人邏輯觀念不同，表達方式也不一樣，學法乎上，萬一舊檔案只屬下法，那你不就永遠無法求法乎上了？同時，如果長期抄襲的話，可能你會永遠是個「半調子」，只知其然而不知所以然，風險也就此產生。還有公文是要讓外行人或非當事人也能看懂才行，不可使用一些誤以為是之文詞，過於簡略或句子不連貫前後矛盾均應避免，否則可能不只一般人看不懂，就連長官也不知你所言何物！
既然公文是執行職務之工具，因之在你的職掌範圍內，作為與不作為均應透過公文予以表達，非干你之事則勿踰越插手為妙。有些銀行員遇上關說之案件，即予擱置不敢簽辦，那是不作為、瀆職，不論如何你仍應以平常心看待，將所蒐集資料予以分析簽請核判。如果你所擬意見無法獲得上級認同，而上級堅持之理由又無法說服你時，改以兩案併呈提供裁奪亦無不可。
■一味揣摩上意可能惹禍上身
凡事有正必有反，也有些迎合上意、配合度高之銀行員，只要是上級交辦或者上級滿口允諾客戶要求時，常深怕有違上意，簽辦時一味報喜不報憂，即使有不妥之處，亦避重就輕，甚或不提，如此上級當然會樂得輕鬆照批無誤。殊不知一句客套話，在程度上也有幾種不同之解讀，例如（1）赴湯蹈火挺到底，非法照辦，（2）如非法令所不容（法律邊緣）照辦，（3）順水人情，合法照辦。銀行員如果不明究裡，誤判情勢，結果反而多一項「蒙蔽上級」罪名，且陷長官於不義造成共業。
論證時有法令依據者，均應引用並註明法令名稱及頒布時間，不但可增加公文可信度，亦可防未來他人以新修訂之法令來判斷是非。同時要切記絕對不可引用過時之法令及作業規章，經辦人員應知而未知係屬業務過失，於法無從寬恕。另者時間是無法挽回的，簽辦公文必須掌握時效，千萬別「好好鱉殺到屎流」，如有損失是很難補救的。
對於「或有問題」而又非做不可之案件，原則上至少應為非法令所明確禁止者，法令未明文禁止之灰色地帶均屬行政裁量之空間，只要合乎情理辦之又何妨！但對此類案件首先必須注意堅守作業程序，品質不佳但至少過程要講究，讓人看似精緻嚴謹，才不會留給後人太多合理的懷疑。其次簽辦公文時要面面俱到，正反均予剖析，並說明同意放行之理由，不可省略。筆者讀過法院判決書，法官如與檢察官起訴意見一致時用字極省；但如有不同，必會詳盡分析其不同法律見解之理由，這就是自我保護。
最後仍應預先考慮會辦單位之立場，如果你考慮未週或故意避而不談，讓會辦單位加註意見時，你非得再用十倍以上之文字，否則不能解釋清楚原意。解釋後就算過關奉核，未來萬一出事，會辦單位只要一句「當時已盡善良管理之責提供意見」就能脫罪，而你卻跳到黃河洗不清。故凡「或有問題」之案件更應週全審慎，不要過程粗糙或給會辦單位有下筆之空間，我想這應是公文最高境界。
銀行員簽辦公文時，常誤用形容詞或把話說得太滿毫不保留，這有可能會因一時大意而留下禍根仍不自知，這是非常忌諱之事。會計師簽證之保留意見，常留伏筆、用詞高明，值得借鏡。
時空會移轉，在辦案之時，大家或許均不覺有異，可是事後等到檢調人員以放大鏡來檢視時，其結果實非常人所能想像。酸甜苦辣因每個人感受之不同，其定義也可能南轅北轍，你所修飾之形容詞，在檢調人員的眼裡，可能只不過是你意圖成就事實之藉口而已！今日之倒帳戶在幾年前哪個不是公認的優良客戶呢？
■凡事存檔、自我保護
人非電腦，唯有賴完整的檔案才能留下記憶，因之檔案必須保持完整無缺，才不致讓你屆時瞎掰而漏洞百出。一個案子可能會來回簽幾次才定案，其過程必須有紀錄可循，每次簽案最好能用幾句話予以引述，就如接龍一般。有附件者也須在簽文中註明，如此你就不用怕中間有被抽燬之情形。萬一事發後有被檢調單位盤問之情形發生時，應切記凡是你所簽或已蓋章之文件，都不必推諉，因為那都是你依據權責所從事之公務而己，係正當之作為不用慌張自亂陣腳。上下互推只會讓人有「此地無銀三百兩」之聯想，引來更長之折磨罷了。
遇到不老實之長官常「出嘴不出筆」，從不留下痕跡，口頭指示叫你重簽者有之，鉛筆改改叫你重抄者有之，高來高去從不沾鍋，到頭來有過錯的，重簽未能掌握時效的，都是銀行員的錯。上級長官除非被握有收賄之證據，否則一切的過錯都是銀行員；就算長官有罪，你便成為幫兇也脫不了干係。可見公文是何等重要，望大家省思！
Tagged: 葉步孟
出刊日期:
2003/02/15期數:
第二十六期■簽辦公文不可大意
簽辦公文是執行職務之工具，不可不予重視。撰寫公文著重就事論事，毋須使用太多華麗深奧詞彙，尤其最好少用形容詞，否則也要用得恰當巧妙。公文只要在主旨上目的明確，在說明上充分陳述理由，以說服別人支持你的看法即可，實不必太過高深複雜，令人望文生畏。
簽辦公文有其一定格式，其目的在讓上級核稿時，能夠一目了然，知道該文之目的及理由，節省核判時間，故在用詞上只要能注意尊卑禮數，使用適當之字眼，便算及格。而在論證上，其方法很多，想用演繹法、歸納法、延引（類推）法、反證法、譬喻法，均無不可，這些基本要領只要多加留意，當能運用自如。
初辦公文者，一般都會抱持「前人如是我亦如是，前人無事我亦無事」之觀念，抄襲舊有檔案。依個人經驗觀之，參考舊有檔案只是圖方便之門，而且每個人邏輯觀念不同，表達方式也不一樣，學法乎上，萬一舊檔案只屬下法，那你不就永遠無法求法乎上了？同時，如果長期抄襲的話，可能你會永遠是個「半調子」，只知其然而不知所以然，風險也就此產生。還有公文是要讓外行人或非當事人也能看懂才行，不可使用一些誤以為是之文詞，過於簡略或句子不連貫前後矛盾均應避免，否則可能不只一般人看不懂，就連長官也不知你所言何物！
既然公文是執行職務之工具，因之在你的職掌範圍內，作為與不作為均應透過公文予以表達，非干你之事則勿踰越插手為妙。有些銀行員遇上關說之案件，即予擱置不敢簽辦，那是不作為、瀆職，不論如何你仍應以平常心看待，將所蒐集資料予以分析簽請核判。如果你所擬意見無法獲得上級認同，而上級堅持之理由又無法說服你時，改以兩案併呈提供裁奪亦無不可。
■一味揣摩上意可能惹禍上身
凡事有正必有反，也有些迎合上意、配合度高之銀行員，只要是上級交辦或者上級滿口允諾客戶要求時，常深怕有違上意，簽辦時一味報喜不報憂，即使有不妥之處，亦避重就輕，甚或不提，如此上級當然會樂得輕鬆照批無誤。殊不知一句客套話，在程度上也有幾種不同之解讀，例如（1）赴湯蹈火挺到底，非法照辦，（2）如非法令所不容（法律邊緣）照辦，（3）順水人情，合法照辦。銀行員如果不明究裡，誤判情勢，結果反而多一項「蒙蔽上級」罪名，且陷長官於不義造成共業。
論證時有法令依據者，均應引用並註明法令名稱及頒布時間，不但可增加公文可信度，亦可防未來他人以新修訂之法令來判斷是非。同時要切記絕對不可引用過時之法令及作業規章，經辦人員應知而未知係屬業務過失，於法無從寬恕。另者時間是無法挽回的，簽辦公文必須掌握時效，千萬別「好好鱉殺到屎流」，如有損失是很難補救的。
對於「或有問題」而又非做不可之案件，原則上至少應為非法令所明確禁止者，法令未明文禁止之灰色地帶均屬行政裁量之空間，只要合乎情理辦之又何妨！但對此類案件首先必須注意堅守作業程序，品質不佳但至少過程要講究，讓人看似精緻嚴謹，才不會留給後人太多合理的懷疑。其次簽辦公文時要面面俱到，正反均予剖析，並說明同意放行之理由，不可省略。筆者讀過法院判決書，法官如與檢察官起訴意見一致時用字極省；但如有不同，必會詳盡分析其不同法律見解之理由，這就是自我保護。
最後仍應預先考慮會辦單位之立場，如果你考慮未週或故意避而不談，讓會辦單位加註意見時，你非得再用十倍以上之文字，否則不能解釋清楚原意。解釋後就算過關奉核，未來萬一出事，會辦單位只要一句「當時已盡善良管理之責提供意見」就能脫罪，而你卻跳到黃河洗不清。故凡「或有問題」之案件更應週全審慎，不要過程粗糙或給會辦單位有下筆之空間，我想這應是公文最高境界。
銀行員簽辦公文時，常誤用形容詞或把話說得太滿毫不保留，這有可能會因一時大意而留下禍根仍不自知，這是非常忌諱之事。會計師簽證之保留意見，常留伏筆、用詞高明，值得借鏡。
時空會移轉，在辦案之時，大家或許均不覺有異，可是事後等到檢調人員以放大鏡來檢視時，其結果實非常人所能想像。酸甜苦辣因每個人感受之不同，其定義也可能南轅北轍，你所修飾之形容詞，在檢調人員的眼裡，可能只不過是你意圖成就事實之藉口而已！今日之倒帳戶在幾年前哪個不是公認的優良客戶呢？
■凡事存檔、自我保護
人非電腦，唯有賴完整的檔案才能留下記憶，因之檔案必須保持完整無缺，才不致讓你屆時瞎掰而漏洞百出。一個案子可能會來回簽幾次才定案，其過程必須有紀錄可循，每次簽案最好能用幾句話予以引述，就如接龍一般。有附件者也須在簽文中註明，如此你就不用怕中間有被抽燬之情形。萬一事發後有被檢調單位盤問之情形發生時，應切記凡是你所簽或已蓋章之文件，都不必推諉，因為那都是你依據權責所從事之公務而己，係正當之作為不用慌張自亂陣腳。上下互推只會讓人有「此地無銀三百兩」之聯想，引來更長之折磨罷了。
遇到不老實之長官常「出嘴不出筆」，從不留下痕跡，口頭指示叫你重簽者有之，鉛筆改改叫你重抄者有之，高來高去從不沾鍋，到頭來有過錯的，重簽未能掌握時效的，都是銀行員的錯。上級長官除非被握有收賄之證據，否則一切的過錯都是銀行員；就算長官有罪，你便成為幫兇也脫不了干係。可見公文是何等重要，望大家省思！
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